Como fazer sua automação em rpa um sucesso?

Como fazer sua automação em rpa um sucesso?

A automação em RPA é um dos processos que mais tem surtido efeito na potencialização de resultados e melhoria de rotinas na empresa. Ele melhora a sua força de trabalho enquanto praticamente zera qualquer ocorrência em tarefas recorrentes.

Contudo, é preciso entender como aplicá-lo da maneira correta em sua empresa. A facilidade da tecnologia e as perspectivas favoráveis podem ofuscar o preparo que esse processo requer. Esse preparo será fundamental para que o sucesso do projeto.

Vamos conhecer os principais pontos para fazer sua automação em RPA sair como planejado.

1 – Você faz proveito da automação em RPA apenas quando entende seus processos.

Antes de procurar um fornecedor em automação em RPA, você precisa compreender como seus processos realmente funcionam. Além disso, é fundamental entender a maneira como eles podem continuar a serem aperfeiçoados e eficientes.

A automação pode ser frustrante com só uma parte deste conhecimento. Dessa forma, é preciso entender como o projeto irá crescer e de que forma a automação o acompanhará. Alguns pontos são entender o panorama geral do seu processo, saber de quais são os métodos de verificação de eficiência e da validação de processos e documentação.

2 – Só automatizar não é suficiente. É preciso entender o que e de que forma ela irá ocorrer.

Após entender bem o processo, é hora de selecionar os recursos que serão automatizados. Para isso, você deve considerar o formato ideal para os dados na documentação dos processos e determinar como as regras e a digitalização deles irá ocorrer.

O foco do uso da automação deve ser claro nesse momento, incluindo quem serão os envolvidos, quais são as métricas de avaliação e os quais são os objetivos esperados. Para isso, é preciso traçar uma trilha de evolução para prever quais objetivos devem ser alcançados e em que momento.

É o momento do seu fornecedor de automação em RPA entrar no processo junto com você. Dessa forma, usando seus conhecimentos, ele poderá te guiar pelos processos mais complexos para que sua empresa possa extrair o máximo da automação no menor tempo possível.

3 – Prepare de antemão a sua empresa para a automação em RPA.

É essencial integrar seu time no processo de automação no momento certo. No início, reforce os aspectos positivos como o ganho de eficiência e o maior foco nas atividades. Isso poderá amenizar a resistência e receio da nova tecnologia dentro do time.

Contudo, em um segundo momento, é preciso capacitar sua equipe, seja contratando ou treinando, para extrair o que planejou da automação. Para isso, identifique entre os envolvidos quem serão os responsáveis pelo projeto, incluindo campos como a automação em si, segurança e tecnologia da informação.

Algumas figuras importantes, sejam em times, pessoas ou tarefas feitas pelo seu fornecedor, precisam estar envolvidas na governança da automação (gerenciamento e ajustes de arquitetura), na governança da informação (permissões, acessos e segurança) e na governança das aplicações de automação (ferramentas corretas para a tarefa).

4 – A documentação é essencial no processo de automação em RPA.

Após entender o seu processo e preparar o seu time e empresa, é essencial assegurar que sua documentação esteja em ordem para o início do projeto.

A essa altura, seu projeto de automação tem claro o seu plano, seus objetivos, algumas reuniões para o lançamento, a implementação, os testes e resultados iniciais esperados. Contudo, tudo será atrasado se sua documentação não estiver padronizada.

Se você não possuir uma documentação clara e compreensível do processo, comece imediatamente, mesmo que ela não fique 100% alinhada em alguns momentos. Dessa forma, ao entender como funcionam os processos, é possível assegurar que os modelos, rotinas, resultados esperados e revisões estarão bem próximos do efeito esperado.

5 – Entenda o caminho que a automação irá seguir na sua empresa.

Com esses pontos prontos, é hora de reforçar um aspecto fundamental para o sucesso da automação em RPA: entender o que e quando ela deve entregar passo a passo. Para isso, é fundamental a manutenção das aplicações e da documentação para a eficiência da operação.

Você deve deixar claro para a gerência o caminho que a automação traçará, incluindo por onde ela começará e o retorno sobre o investimento em tempo e dinheiro. Assim será possível monitorar a automação e se ela está entregando o que foi esperado e ter controle sobre sua evolução.

Para traçar esse caminho, comece devagar e escolha com cuidado os processos que serão automatizados, considerando o impacto nas suas operações. Antes de considerar um novo processo ou um aprofundamento deste, avalie a evolução do projeto atual para não sobrecarregar sua operação e não perder o acompanhamento da sua evolução.

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