Como renegociar contratos de serviços de ti

Como renegociar contratos de serviços de ti

O COVID-19 mostrou que renegociar contratos de serviços de TI, como todas as demais revisões de gastos da empresa é crucial para as finanças da empresa.

Enquanto, em outras épocas, essa seria uma tarefa feita apenas em circunstâncias específicas, ela é um ótimo indicador para avaliar a saúde financeira dos setores e entender como seus fornecedores se relacionam eles.

É importante ressaltar que renegociar contratos de serviços de ti é um processo é delicado, que requer preparo e entendimento de onde se está e onde quer se chegar. Dessa forma, é preciso entender, antes de tudo, quais contratos devem ser mantidos, quais devem ser renegociados e quais devem ser extintos.

Os principais indicadores serão a necessidade do que é fornecido, a disponibilidade atual de recursos para o setor que o utiliza e uma boa noção do que o mercado utiliza. Contudo, é possível entender melhor o processo com algumas dicas rápidas e tirar o melhor dele:

1 – Antes de renegociar contratos de serviços de TI, faça uma revisão de todos os contratos.

O primeiro passo é levantar todos os contratos que sua empresa possui nesse momento de fornecedores externos.

Isso envolve primeiramente dialogar com várias pessoas em todos os departamentos. Contudo, esses diálogos devem ter a participação do departamento financeiro e ser estendido, em alguns momentos, até as áreas mais operacionais.

Dessa forma será possível compreender melhor as necessidades e as opções disponíveis no mercado atualmente. Atualmente, estamos em um momento onde obter ou manter clientes é tão importante quanto valores de contratos. Assim esse panorama será essencial para levar na mesa de negociações e ter uma boa noção do que é vantajoso e do que não é.

2 – Comece pelos contratos mais antigos e as áreas mais beneficiadas por mudanças.

Uma estratégia é começar pelo mais “fácil”: os contatos mais antigos, os melhores relacionamentos com fornecedores, as áreas que anseiam por melhorias e os fornecedores não-essenciais, seja pelo produto ou pela concorrência.

Dessa forma, é maior a chance de obter respostas mais rápidas, apoio de figuras-chave nos departamentos e propostas mais abertas a renegociação. Apesar de parecer um processo inicialmente brusco, é recomendável evitar confrontos e ser honesto.

Assim, é possível preservar o relacionamento e informações da sua empresa enquanto aborda pontos dos usos do que é fornecido no contrato, valores e, especialmente, apelar do bom relacionamento para renegociações.

3 – Ao renegociar contratos de serviços de TI, preste atenção nas letras miúdas.

Ao avançar nessa etapa, vamos para os contratos mais recentes e relacionados a recursos essenciais para a sua empresa. Dessa forma, eles precisam ser analisados com mais calma.

Uma dica é revisar bem todas as cláusulas. Muito frequentemente, elas incluem termos que beneficiam épocas como essa, seja por prazos modificados ou percentuais especiais.

Após ter esses termos, leve as propostas para as reuniões. Mantenha a honestidade e evite confrontos, mas seja firme ao mostrar como a renegociação é relevante para a saúde da sua empresa. Contudo, se puder, mantenha algum gestor da área ciente da comunicação. Dessa forma, ele poderá te dar algumas dicas valiosas e avaliar as respostas com você.

4 – É importante pensar além dessa crise ao considerar ofertas.

Com todas as respostas, agora é hora de abrir sua planilha e rever as contas. Dessa forma, verifique de que forma as rodadas de negociação beneficiaram sua empresa.

Neste momento, pegue os contatos mais rígidos, não-essenciais e com contra-ofertas pouco atrativas. Ouça fornecedores alternativos, sem esquecer a questão do preço ainda nas reuniões preliminares. Dessa forma, os vendedores identificarão essa necessidade e podem argumentar condições especiais, a seu favor, pelo menos até a crise passar.

Contudo, fique atento: não embarque em propostas que mais tarde serão onerosas ou recursos que irão te dar problemas no futuro por uma boa proposta atual.

Com essas dicas, você com certeza irá alcançar uma saúde financeira melhor para a sua empresa, além de um conhecimento muito mais profundo e produtivo da sua organização.

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